ADMINISTRASI PERKANTORAN
A.
Pengertian Administrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal
dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan
ministraire yang berarti to serve (melayani).
Kata administrasi juga berasal dan
bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi: kegiatan catat
mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Sondang P. Siagian (dalam Filsafat
Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan
definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli.
Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal.
B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi
Perkantoran.
Sasaran yang terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun
demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang
perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan
ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara;
Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan
kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.
2. Komunikasi
(Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh;
Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman;
Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office
Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan;
Pengujian;
Kenaikan
pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian;
Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.
4. Perabotan dan
Perlengkapan (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja
kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan
fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Lemari perbekalan dan
penempatan rak dan Perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan
Mesin (Appliances and Machines) Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung;
Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan
dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis
meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan
kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.
7. Metode Metode
meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran
hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat
(Records) Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir;
Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat
pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek
kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive
Controls) Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan
atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting);
Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.
Namun selain yang di
atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi
sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai
ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila
prinsip- prinsip, diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan
masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art)
merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya
dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la
berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang
teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian
ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di
dalam melaksanakan tugasnya.
0 komentar:
Posting Komentar